Tragbare Geräte wie Laptops, Mobiltelefone und Tablets sind unverzichtbare Werkzeuge für moderne Unternehmen. Es kann jedoch eine anspruchsvolle Aufgabe sein, den Überblick über diese Vermögenswerte zu behalten und sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß gewartet werden. In diesem Artikel besprechen wir einige Best Practices für die Verfolgung und Wartung tragbarer Vermögenswerte, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Abläufe zu rationalisieren und ihre Investitionen zu schützen.
1. Implementieren Sie ein Asset-Tracking-System
Eine der effektivsten Möglichkeiten, tragbare Vermögenswerte zu verfolgen, ist die Implementierung eines Vermögensverfolgungssystems. Dieses System kann Unternehmen dabei helfen, den Überblick darüber zu behalten, wo sich ihre Vermögenswerte befinden, wer sie nutzt und wann sie zuletzt gewartet wurden. Durch die Verwendung von Barcodes, QR-Codes oder RFID-Tags können Unternehmen problemlos ein- und ausgehende Vermögenswerte scannen, ihren Status aktualisieren und Berichte über die Nutzung und Wartung von Vermögenswerten erstellen.
2. Erstellen Sie ein Vermögensverzeichnis
Es ist wichtig, ein Vermögensverzeichnis zu erstellen und zu führen, in dem alle beweglichen Vermögenswerte des Unternehmens aufgeführt sind. Dieses Register sollte detaillierte Informationen zu jedem Vermögenswert enthalten, z. B. Seriennummer, Kaufdatum, Garantieinformationen und zugewiesener Benutzer. Durch die regelmäßige Aktualisierung des Vermögensverzeichnisses können Unternehmen sicherstellen, dass sie über eine genaue Aufzeichnung ihrer Vermögenswerte verfügen und fehlende oder verlegte Gegenstände leicht identifizieren können.
3. Führen Sie regelmäßige Audits durch
Regelmäßige Prüfungen tragbarer Vermögenswerte können Unternehmen dabei helfen, Unstimmigkeiten oder Probleme mit ihrem Vermögensverfolgungssystem zu erkennen. Durch die physische Überprüfung des Standorts und Zustands von Vermögenswerten können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Aufzeichnungen aktuell und korrekt sind. Audits können Unternehmen auch dabei helfen, Vermögenswerte zu identifizieren, die nicht mehr genutzt werden oder gewartet oder ersetzt werden müssen.
4. Beschriften Sie Vermögenswerte deutlich
Eine klare und sichtbare Kennzeichnung tragbarer Vermögenswerte kann den Mitarbeitern helfen, die benötigten Vermögenswerte leicht zu identifizieren und zu finden. Etiketten sollten den Namen des Assets, die Seriennummer und alle anderen relevanten Informationen enthalten. Durch den Einsatz standardisierter Kennzeichnungspraktiken können Unternehmen sicherstellen, dass alle Vermögenswerte leicht erkennbar sind und im Falle eines Verlusts oder Diebstahls schnell identifiziert werden können.
5. Setzen Sie Richtlinien zur Nutzung von Vermögenswerten durch
Die Festlegung und Durchsetzung von Richtlinien zur Nutzung von Vermögenswerten kann Unternehmen dabei helfen, sicherzustellen, dass tragbare Vermögenswerte verantwortungsvoll genutzt und ordnungsgemäß gewartet werden. Diese Richtlinien sollten die Regeln und Richtlinien für die Nutzung von Vermögenswerten darlegen, einschließlich der Art und Weise, wie Vermögenswerte gehandhabt, gelagert und transportiert werden sollten. Indem Unternehmen ihre Mitarbeiter über diese Richtlinien schulen und sie für etwaige Verstöße zur Rechenschaft ziehen, können sie das Risiko einer Beschädigung oder eines Verlusts tragbarer Vermögenswerte verringern.
6. Sicherheitsmaßnahmen implementieren
Der Schutz tragbarer Vermögenswerte vor Diebstahl oder unbefugter Nutzung ist für den Erhalt ihres Wertes und ihrer Funktionalität von entscheidender Bedeutung. Unternehmen sollten Sicherheitsmaßnahmen wie Passwortschutz, Verschlüsselung und Fernverfolgungssoftware implementieren, um ihre Vermögenswerte zu schützen. Darüber hinaus sollten Unternehmen die Installation von GPS-Ortungsgeräten an hochwertigen Vermögenswerten in Betracht ziehen, um deren Ortung im Falle eines Diebstahls oder Verlusts zu erleichtern.
7. Pflegen Sie Ihr Vermögen regelmäßig
Die regelmäßige Wartung tragbarer Anlagen ist für die Gewährleistung ihrer Langlebigkeit und Leistung unerlässlich. Unternehmen sollten für jeden Anlagentyp einen Wartungsplan erstellen und routinemäßige Inspektionen und Wartungsarbeiten durchführen, um Ausfälle und Fehlfunktionen zu verhindern. Indem Unternehmen ihre Vermögenswerte in gutem Betriebszustand halten, können sie ihre Kapitalrendite maximieren und kostspielige Reparaturen oder Ersatzlieferungen vermeiden.
Abschluss
Die Verfolgung und Wartung tragbarer Vermögenswerte ist ein entscheidender Aspekt der Vermögensverwaltung für Unternehmen jeder Größe. Durch die Implementierung von Best Practices wie dem Einsatz von Asset-Tracking-Systemen, der Durchführung regelmäßiger Audits und der Durchsetzung von Asset-Nutzungsrichtlinien können Unternehmen ihre Assets effektiv verwalten, das Risiko von Verlust oder Diebstahl reduzieren und die Lebensdauer ihrer Investitionen verlängern. Durch die Befolgung dieser Richtlinien können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren, die Produktivität steigern und ihr Geschäftsergebnis schützen.
FAQs
1. Wie oft sollte ich Prüfungen meiner tragbaren Vermögenswerte durchführen?
Es wird empfohlen, mindestens einmal im Jahr Prüfungen tragbarer Vermögenswerte durchzuführen, um die Genauigkeit Ihres Vermögensverfolgungssystems sicherzustellen. Unternehmen in Hochrisikobranchen oder mit hochwertigen Vermögenswerten können jedoch von häufigeren Prüfungen profitieren, beispielsweise vierteljährlichen oder halbjährlichen Prüfungen.
2. Was soll ich tun, wenn ein tragbares Gut verloren geht oder gestohlen wird?
Wenn ein tragbarer Vermögenswert verloren geht oder gestohlen wird, sollten Unternehmen den Vorfall unverzüglich den zuständigen Behörden melden und ihr Vermögenswertverfolgungssystem mit dem Status des Vermögenswerts aktualisieren. Unternehmen sollten auch ihre Sicherheitsmaßnahmen überprüfen und die Implementierung zusätzlicher Schutzmaßnahmen wie GPS-Ortungsgeräte oder Funktionen zur Fernlöschung von Daten in Betracht ziehen, um zukünftige Vorfälle zu verhindern.
